Gestión de las Comunicaciónes

 

Fuente: Ames (1).

 

Se refiere a un plan sistemático para implementar y monitorizar los canales y contenidos de la comunicación de una empresa, tanto en el ámbito interno entre sus integrantes, como en el ámbito externo con otras empresas u organismos (2).

Los procesos de la Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos son los siguientes (3): 

• Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Se trata del proceso de desarrollar un enfoque y un plan apropiados para las actividades de comunicación del proyecto basados en las necesidades de información de cada interesado o grupo, en los activos de la organización disponibles y en las necesidades del proyecto.
• Gestionar las Comunicaciones. Es el proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.
• Monitorear las Comunicaciones. Es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus interesados.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto tiene lugar en los grupos de procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control. Para este área de conocimiento resulta clave (3): 

• El intercambio de información.
• Un acto o una instancia de transmisión de la información.
• Un mensaje verbal o por escrito.
• Una técnica para expresar ideas de manera efectiva.
• Un proceso por el cual se intercambian significados entre los individuos a través de un sistema común de símbolos.
• El proceso de envío y de recepción de mensajes.

Las actividades de comunicación tienen muchas dimensiones que incluyen, entre otras (3):

• Interna. Se centra en los interesados dentro del proyecto y dentro de la organización.
• Externa. Se centra en los interesados externos, tales como clientes, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el gobierno, el público y los defensores ambientales.
• Formal. Informes, reuniones formales (periódicas y ad hoc), agendas y actas de reunión, sesiones informativas para los interesados y presentaciones.
• Informal. Actividades de comunicación generales mediante correo electrónico, medios sociales, sitios web y discusiones informales ad hoc.
• Enfoque jerárquico. La posición del interesado o grupo con respecto al equipo del proyecto afectará el formato y el contenido del mensaje, de las siguientes formas:
  – Ascendente. Interesados de la alta dirección.
  – Descendente. El equipo y demás personas que contribuirán al trabajo del proyecto.
  – Horizontal. Pares del equipo o director del proyecto.
• Oficial. Informes anuales; informes para reguladores u organismos de gobierno.
• No oficial. Comunicaciones que se centran en establecer y mantener el perfil y el reconocimiento del proyecto y en construir relaciones fuertes entre el equipo del proyecto y sus interesados utilizando medios flexibles y a menudo informales.
• Escrita y oral. Verbal (palabras e inflexiones de voz) y no verbal (acciones y lenguaje corporal), medios sociales y sitios web, comunicados en los medios.

Referencias bibliográficas 

1. Ames C. La comunicación, una herramienta de gestión. [Internet]. Esan.edu; 2016. [citado el 28 de abril 2022]. Disponible en: https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/comunicacion-una-herramienta-gestion
2. Delgado J. Gestión de la comunicación en los proyectos. [Internet]. Itmplatform; 2013. [citado el 28 de abril 2022]. Disponible en: https://www.itmplatform.com/es/blog/gestion-de-la-comunicacion-en-los-proyectos/
3. Ealde. La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos. [Internet]. 2018 [citado el 28 de abril 2022]. Disponible en: https://www.ealde.es/gestion-de-las-comunicaciones-direccion-de-proyectos/